Der Hang, radikal auszumisten und reinen Tisch zu machen, ist nicht immer von Vorteil – vor allem dann nicht, wenn es um steuerrelevante Dokumente geht. Denn bei Unklarheiten oder Ungereimtheiten sind Finanzbehörden befugt, verschiedene Dokumente, Zahlungsbelege oder andere Nachweise, einzusehen. Wehe dem, der diese Unterlagen entsorgt hat. Insbesondere Gewerbetreibende haben sich der Aufbewahrungspflicht verschiedener Dokumente zu fügen. Der Gesetzgeber schreibt diesbezüglich bei einer Vielzahl von Dokumenten zehn, in einigen Fällen sechs Jahre vor. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung eines Vorgangs verzeichnet ist, also beispielsweise die letzte Buchung vorgenommen wurde.
Davon betroffen sind auch auf einem Datenträger gespeicherte Steuerunterlagen von Gewerbetreibenden. Generell haben Finanzbehörden natürlich das Recht, Einsicht in Steuerdaten einzufordern, die über ein digitales Datenverarbeitungssystem erstellt wurden. Auch die Einforderung einer maschinellen Auswertung über einen Datenträger ist weiterhin zulässig. Problem bereitete in der Vergangenheit ein möglicher Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder die Datenauslagerung. Das bisherige System musste dann über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist aufrechterhalten bleiben. Zumindest hier gibt es eine Erleichterung. So muss der Steuerpflichtige nach Wechsel des Systems oder bei einer Datenauslagerung nur noch fünf Jahre einen Datenträger mit den Steuerunterlagen bereithalten.
Das gilt für Daten mit einer Aufbewahrungsfrist ab 1. Januar 2020. Allerdings kann die zehnjährige Aufbewahrungspflicht verlängert werden, wenn ein Verwaltungsakt nicht bestandskräftig ist, also beispielsweise Einspruch gegen diesen erhoben oder ein Steuerbescheid nur unter Vorbehalt der Nachprüfung zugestellt wurde. Auch anhängige Verfahren vor Gerichtsbarkeiten beeinflussen die Bestandskräftigkeit und damit die Aufbewahrungspflicht.
Bei Privatpersonen hat der Gesetzgeber eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungs- und Zahlungsbelege wie Handwerksrechnungen angeordnet. Grund dafür ist der Kampf gegen Schwarzarbeit. Auf der anderen Seite gibt es Unterlagen wie Urteile, Mahnbescheide oder auch Prozessakten, die mindestens 30 Jahre verfügbar gemacht werden sollten. Von der Vernichtung von ärztlichen Gutachten, Ausbildungsurkunden, Zeugnissen, Geburts-, Sterbe oder anderen familienrelevanten Urkunden sollte der Einzelne komplett absehen.
Im Zweifel gilt, Unterlagen lieber länger aufbewahren. red Quelle: haufe.de